เปรียบเทียบชัดๆ ขั้นตอนการคิดเงินเดือนจากโปรแกรมอัตโนมัติ กับขั้นตอนจาก Excel

 

ขั้นตอนการคิดเงินเดือนจากไฟล์ Excel กับ ขั้นตอนจากโปรแกรมคิดเงินเดือนอัตโนมัติ แตกต่างกันขนาดไหน ดูกันชัดๆ ในบทความนี้เลย

 การคิดเงินเดือนจาก Excel และโปรแกรมอัตโนมัติ

    HR หลายคนที่ยังไม่เคยใช้โปรแกรมคิดเงินเดือนอัตโนมัติ มักมีคำถามในใจว่า การคิดเงินเดือนจากระบบอัตโนมัตินั้น แตกต่างจากการคิดเงินเดือนใน Excel อย่างไรบ้าง แตกต่างกันแค่ไหน คุ้มค่ากับการเปลี่ยนไปใช้ไหม เรามีคำตอบให้ในบทความนี้

ขั้นตอนการคิดเงินเดือนจาก Excel

       สำหรับการคิดเงินเดือนจาก Excel นั้น ในแต่ละองค์กรก็จะมีความแตกต่างกันไป จากขนาดของแต่ละองค์กร และจากแนวทางการบริหารจัดการของฝ่ายบุคคลแต่ละองค์กร โดยขั้นตอนหลักๆ ก็จะเป็นขั้นตอนที่ชาว HR ทุกคนคงคุ้นเคยกันดีอยู่ ดังนี้

1. ดึงข้อมูลจากอุปกรณ์ลงเวลางาน

      เมื่อเป็นวันสุดท้ายของการคิดเงินเดือนของพนักงานประจำแล้ว ข้อมูลแรกที่ต้องใช้คือ ข้อมูลเวลาการข้า-ออกงาน ของพนักงานทุกคน ซึ่งขั้นตอนนี้ HR ต้องดึงข้อมูลจากอุปกรณ์ต่างๆ ในการลงเวลาเข้างาน เช่น เครื่องสแกนลายนิ้วมือ เครื่องสแกนใบหน้า เป็นต้น โดยการนำ USB มาดึงข้อมูลออกมาใช้งาน อุปกรณ์บางรุ่นก็จะสามารถเปิดเป็น Excel ได้เลย และอุปกรณ์บางรุ่นก็จะต้องนำข้อมูลไปใส่ในโปรแกรมคำนวณเวลาการทำงานต่างๆ อีกขั้นตอนหนึ่ง

2. ตรวจสอบข้อมูลเวลาการทำงาน

      เมื่อได้ข้อมูลแล้ว HR จะต้องตรวจสอบเวลาของพนักงานในแต่ละช่อง ซึ่งในทุกๆ เดือนก็มักจะมีผู้ที่มีเวลาการทำงานที่ผิดปกติ หรือลงเวลาไม่ครบช่อง หรือเวลาการทำงานที่ขาดหายไป ในขั้นตอนนี้จึงต้องตรวจสอบและแก้ไขให้ครบทุกคน

3.คำนวณเวลาทำงานและตัดโควต้าวันลา

      หลังจากการแก้ไขเวลาของพนักงานทุกคนให้ถูกต้องแล้ว ถึงเวลาที่ต้องมาดูข้อมูลว่า พนักงานในแต่ละคนทำงานครบเวลาในแต่ละวันหรือไม่ หากไม่ครบจะเป็นวันลาของอะไร พร้อมกับตัดโควต้าวันลาของแต่ละคนด้วย หากเกินก็คิดเป็นเงินโอที และหากพนักงานมาสาย ก็จะต้องนำไปคิดเป็นรายการหักในขั้นตอนต่อๆ ไป 

4. ตรวจสอบรายหักทั้งหมด

      ต่อไปคือรายการหักเงิน ซึ่งรายหักของแต่ละคนนั้น ไม่ใช่มีแค่เพียงการขาด ลาและมาสายเท่านั้น ยังมีรายหักอื่นๆ เช่น หนี้สินจากการรู้ยืม ประกันการทำงาน การเบิกเงินล่วงหน้า ภาษีและประกันสังคม เป็นต้น โดยชาว HR ต้องตรวจสอบจากเอกสารที่พนักงานได้ยื่นไว้ทั้งหมด แล้วลงรายการหักเงินแต่ละรายการใน Excel เพื่อรวมรายการหักทั้งหมดของพนักงานแต่ละคน และนำข้อมูลไปใช้ขั้นตอนต่อไป

5. ตรวจสอบรายรับทั้งหมด

     เมื่อมีรายหัก ก็ต้องมีรายรับด้วย ไม่ว่าจะเป็น การทำโอที การเบิกสวัสดิการ หรือเงินพิเศษต่างๆ ที่แต่ละองค์กร แต่ละแผนกก็จะแตกต่างกันไป ซึ่งชาว HR จะต้องตรวจสอบจากเอกสารที่พนักงานยื่นมาทั้งหมดแล้วลงรายการรับเงินแต่ละรายการใน Excel เพื่อรวมรายการรับทั้งหมดของพนักงานแต่ละคน

6. คิดเงินเดือน

      ขั้นตอนชี้เป็น ชี้ตาย คือขั้นตอนการคิดเงินเดือนนี้ เพราะหากมีอะไรผิดพลาดจะต้องกลับไปตรวจสอบใหม่ทั้งหมด เหมือนการเริ่มใหม่เลยทีเดียว ซึ่งเมื่อเราได้ข้อมูลทั้งรายรับรวม และรายจ่ายรวม ของพนักงานแต่ละคนมาเรียบร้อยแล้ว ต่อไปคือการกรอกข้อมูลทั้งหมดลงใน Excel เพื่อคิดเงินเดือนโดยใช้สูตรที่ตั้งค่าไว้เรียบร้อยแล้วจาก Excel จากนั้นจะได้ออกไปเป็นเงินเดือนที่ต้องจ่ายจริงให้กับพนักงานในแต่ล่ะคน หรือได้เป็นข้อมูลในการจ่าย Payroll ให้กับพนักงานทุกคนนั้นเอง

7. ออกสลิปเงินเดือน

      ยังไม่จบสำหรับหน้าที่ของ HR หลังจากคิดเงินเดือนเสร็จแล้ว ยังคงต้องพิมพ์สลิปเงินเดือนเพื่อให้กับพนักงานในแต่ละคนอีกด้วย หากมีพนักงานจำนวนมาก ขั้นตอนนี้ก็ถือเป็นงานที่หนักหน่วงเลยก็ว่าได้

8. ออกเอกสารภาษี ประกันสังคม

    อีกหนึ่งขั้นตอนสุดท้าย คือการสรุปเงินเดือนของแต่ละคนเพื่อออกเอกสารในการยื่นภาษี และประกันสังคมในทุกๆ เดือนด้วย

 

      จบไปกับขั้นตอนการคิดเงินเดือนใน Excel ที่หลายๆ คนอาจคุ้นเคยกันดีอยู่แล้ว ต่อไปลองมาดูขั้นตอนการคิดเงินเดือนจากโปรแกรมคิดเงินเดือนอัตโนมัติกันบ้าง ว่ามีความแตกต่างกันมากน้อยแค่ไหน และแตกต่างกันอย่างไร

ขั้นตอนการคิดเงินเดือนจากโปรแกรมคิดเงินเดือน

    ต่อไปเป็นขั้นตอนการคิดเงินเดือนจากโปรแกรมคิดเงินเดือนอัตโนมัติ เพื่อที่จะตอบข้อสงสัยหลายๆ อย่างของ HR โดยขั้นตอนทั้งหมดมีดังนี้

1. ตรวจสอบข้อมูลเวลาทำงาน

        เริ่มด้วยการตรวจสอบข้อมูลเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคน จากอุปกรณ์การลงเวลาทุกเครื่องมือ ซึ่งระบบจะดึงข้อมูลการลงเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคนมาให้แบบ Real Time โดย HR สามารถตรวจสอบการเข้า-ออกงานของพนักงานได้จากในระบบได้ในทันที และระบบก็ยังสรุปเวลาการทำงาน เวลาการมาสาย เวลาการทำโอที เวลาการลางานของแต่ละคนไว้เรียบร้อยทั้งหมดแล้ว อีกทั้ง หากพนักงานคนใดมีเวลาการเข้าออกงานที่ผิดปกติ ระบบจะแจ้งเตือนให้ทั้ง HR และตัวพนักงานเอง แบบอัตโนมัติ และ Real Time ทำให้พนักงานสามารถยื่นเอกสารการลางาน การขอเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงเวลาการทำงานของตน ผ่าน Application ได้ในทันที

      เนื่องจากโปรแกรมคิดเงินเดือนอัตโนมัตินี้ เป็นระบบ ESS ที่พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลเวลาการทำงานของตนเอง และยื่นเอกสารต่างๆ ผ่านทางออนไลน์ ดังนั้น ในทุกๆ สิ้นเดือนพนักงานจึงสามารถเช็คข้อมูลเงินเดือนและเวลาการทำงาน หรือเอกสารทั้งหมด ได้ด้วยตนเอง ผ่านทาง Application ทำให้ HR ไม่ต้องตรวจสอบอะไรมาก ขั้นตอนนี้จึงสามารถประหยัดเวลาในการทำงานให้กับชาว HR ได้เป็นอย่างดี

2. คิดเงินเดือนอัตโนมัติ

        หลังจากตรวจสอบและแก้ไขเวลาการทำงานเรียบร้อยแล้ว ก็มาถึงขั้นตอนการคิดเงินเดือนแบบอัตโนมัติ ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ง่าย สะดวกและรวดเร็วมาก เพียงแค่คลิกที่ปุ่ม คำนวณเงินเดือน ปุ่มเดียว หลังจากนั้น ระบบจะคิดทุกๆ อย่างให้แบบอัตโนมัติ ดังเช่น
    ·  คิดโอทีให้อัตโนมัติ
    ·  รวมรายรับ เงินพิเศษต่างๆ อัตโนมัติ
    ·  รวมรายจ่ายทั้งหมดให้อัตโนมัติ
    ·  หักหนี้สินพนักงานอัตโนมัติ
    ·  ตัดโควต้าวันลาให้อัตโนมัติ
    ·  คิดภาษีให้อัตโนมัติ
    ·  คิดเงินประกันสังคมให้อัตโนมัติ
    ·  ออกสลิปเงินเดือนให้อัตโนมัติ
    ·  ออกรายงานทั้งหมดที่เกี่ยวกับภาษีให้อัตโนมัติ พร้อมยื่นออนไลน์
    ·  ออกเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวกับประกันสังคมให้อัตโนมัติ พร้อมยื่นออนไลน์

      พูดง่ายๆ ก็คือ ทุกอย่างที่ชาว HR ต้องทำในการคิดเงินเดือนหรือ Payroll นั้น โปรแกรมคิดเงินเดือนทำให้แบบอัตโนมัติทั้งหมด จากเดิมที่ต้องทำงานกว่า 8 ขั้นตอนที่มีความยุ่งยากและซับซ้อนนั้น ถูกลดเหลือ 2 ขั้นตอนแบบง่ายๆ และรวดเร็วมาก ทำให้ชาว HR สามารถประหยัดเวลาการทำงานได้จริง ลดขั้นตอนการทำงานได้จริง และการทำงานมีความถูกต้อง มีประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มมากขึ้นจริง สุดท้ายคือ องค์กรก็จะมีการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นตามไปด้วย

สรุปการเปรียบเทียบขั้นตอนการคิดเงินเดือน

        จากขั้นตอนการคิดเงินเดือนของทั้ง 2 แบบ ทำให้ชาว HR ทราบว่าการคิดเงินเดือนจาก Excel และการคิดเงินเดือนจากโปรแกรมอัตโนมัตินั้น มีความแตกต่างกันมากแค่ไหน แตกต่างกันอย่างไร ลดขั้นตอนการทำงานได้มากแค่ไหน ประหยัดเวลาการทำงานได้มากแค่ไหนและสุดท้าย คุ้มค่ากับการที่จะเปลี่ยนมาใช้หรือไม่ ลองพิจารณาเปรียบเทียบดู

      ซึ่งโปรแกรมคิดเงินเดือนอัตโนมัติดังกล่าวนั้น คือ โปรแกรม HumanSoft ที่มีฟังก์ชันในการทำงาน HR อย่างยืดหยุ่นและครอบคลุม ช่วยให้ชาว HR ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และองค์กรก็จะมีการทำงานด้านอื่นๆ อย่างมีประสิทธิภาพตามไปด้วยเช่นกัน จึงเป็นโปรแกรมที่ตอบโจทย์ในการใช้งานสำหรับ HR ได้เป็นอย่างดี